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Les solutions pour faire soit même sa comptabilité (logiciel + solution en ligne)

Les solutions logicielles ou en ligne

En Suisse, tenir une comptabilité est obligatoire.Que ce soit une micro-entreprise, une association, une fondation, une petite entreprise locale ou une multinationale aux multiples branches, l’obligation légale est la même : fournir un livre d’inventaire, un compte de résultat et un bilan annuel complet, ainsi que toutes les pièces justificatives y afférent. Et tout cela doit être conforme aux normes comptables et au Code des Obligations (art.957 et suivants) afin de répondre, notamment, aux obligations légales et fiscales.Un créateur d’entreprise ayant une activité commerciale restreinte et un solide sens de la gestion peut envisager de faire lui-même sa comptabilité de A à Z. Pourquoi pas vous ?
Il est indispensable même, pour les petites entreprises, de tenir à jour une comptabilité personnelle suivant les entrées et sorties, les factures de vente et d’achat pour savoir où on en est.Entrer les dépenses, achats, gérer les bulletins de paie, suivre les devis, relancer les créditeurs…Tout cela fait partie de la vie de l’entreprise, mais peut aussi être un frein à l’activité si le responsable y passe trop de temps.Car tenir un vrai livre de compte qui devra subir l’examen approfondi de l’expert comptable peut se révéler chronophage. En effet, si vous demandez par exemple un emprunt ou si vous êtes soumis à un contrôle fiscal, il va falloir fournir des pièces justificatives précises et en adéquation avec les législations. Une association en recherche de fonds extérieurs devra par exemple impérativement faire réviser ses bilans comptables par une fiduciaire.

Suivre comptablement l’évolution de son entreprise au jour le jour

Cependant, des solutions logicielles existent, qui vous faciliteront grandement la tâche. Car tenir sa comptabilité soi-même peut s’avérer avantageux à plusieurs niveaux.En premier lieu, cela permet une gestion fine de votre entreprise. Vous aurez à tout moment sous les yeux la situation financière de votre structure : suivi des délais de paiement, du total des factures fournisseurs et des factures clients, gestion des stocks, gestion et flux de trésorerie… Autant d’informations stratégiques permettant au jour le jour un suivi comptable précis, un contrôle interne. La gestion financière de votre entreprise devient claire et nette ; la vision que vous en avez aussi.Si les débuts d’une tenue rigoureuse d’écritures comptables peuvent paraître difficiles et prenant du temps, petit à petit, vous mettrez en place des automatismes, aidés en cela par des logiciels de comptabilité faciles d’accès.

Faire des économies

Faire soi-même sa comptabilité peut aussi, pour un créateur d’entreprise par exemple, être un choix purement économique. Embaucher un comptable ou payer un expert comptable pour qu’ils se penchent sur la gestion financière de son entreprise peut représenter un coût rédhibitoire. Surtout pour une petite entreprise.Le temps passé sur la tenue des écritures comptables est bien sûr à prendre en compte, mais la réduction des coûts en se passant d’une expertise comptable extérieure allégera d’autant vos frais généraux. Et, nous le verrons plus loin, les solutions logicielles sont là pour justement vous faire gagner du temps. 

Connaître et apprendre les bases

Si ce genre de logiciel vous propose une aide précieuse, il est quand même indispensable d’en savoir un peu plus sur la tenue de la comptabilité. Surtout en ce qui concerne les obligations comptables légales de votre structure. Elles ne seront pas les mêmes pour une petite entreprise individuelle, un travailleur « indépendant» ou une association.Vous avez peut-être suivi un cursus scolaire, avant de créer votre entreprise, qui enseignait les bases de la gestion d’entreprise. Dans ce cas-là, la lecture de quelques articles spécialisés et à jour peut suffire à se remettre en mémoire les grands lignes.Si vous n’avez aucune culture en comptabilité d’entreprise, il est impératif de connaître quelques notions ou termes techniques. Il existe pour cela des sites internet décrivant partiellement ou avec précision les différentes écritures comptables. De la déclaration de la TVA à la bonne tenue d’un livre d’inventaire, de la comptabilité simplifiée à la comptabilité analytique, des nouveautés en droit des sociétés aux différences entre l’actif immobilisé et le passif, vous trouverez facilement des sites de vulgarisation sur des méthodes comptables adaptées à votre entreprise.Vous avez aussi la solution de vous procurer des livres sur le sujet. Là aussi, vous trouverez un grand éventail de publications spécialisées différentes. À vous de choisir celui qui correspond le mieux à votre situation, à votre structure juridique.Enfin, il vous reste la solution de suivre une formation. Il peut même être judicieux de suivre une formation à distance ou en alternance, permettant de gérer en même temps son entreprise. En Suisse, l’éventail des centres de formations en comptabilité d’entreprises est large et vous permet un choix adaptés à vos besoins.Il existe donc des solutions logicielles de gestion comptable à la fois complètes et faciles d’accès.Nul besoin d’être expert comptable ou commissaire aux comptes pour faire soi-même sa comptabilité, vous l’aurez compris.

Logiciels de comptabilité complets et personnalisables

Il existe deux formes de logiciels de gestion comptable : les logiciels « classiques » et les logiciels en ligne. Les premiers visent, semble-t-il, plus les moyennes et grandes entreprises ayant déjà un ou plusieurs collaborateurs s’occupant de la comptabilité. Ils sont souvent quand même déclinés en versions plus allégées, plus simples.Le logiciel classique sous forme de DVD est de plus en plus rare depuis le boom de la dé-matérialisation.Vous trouverez souvent le même logiciel vendu sous plusieurs déclinaisons : une version spécialisée dans les grands comptes, une pour les petites entreprises, une pour les points de vente, les associations, etc. Des solutions multiples sont aussi proposées. Par exemple, un logiciel monoposte spécial point de vente peut inclure en plus d’une gestion commerciale et comptable, un volet « encaissement » pour suivre précisément les achats et les ventes.Donc le choix d’un bon logiciel devra être précis. Quelques questions à se poser : – Fait-il le minimum ? Le minimum étant : saisie des écritures, gestion de la TVA, bilan compte de résultat. – Faut-il prendre un logiciel comptable monoposte ou pas, puis-je changer facilement (sans trop de frais) si j’embauche une équipe ?- Ce logiciel est-il compatible avec mon système d’exploitation, la capacité de mon ordinateur ?- Comprend-il un volet « gestion de ventes » complet du devis à la relance des clients ?- Puis-je facilement sortir des documents : imprimer des bulletins de paie, inventaire, devis, factures etc ? Voire tout un bilan comptable ou un compte de résultat ?- Puis-je envoyer des documents par mail : documents comptables, échéancier, lettre de relances débiteurs, devis, factures ? – Ce logiciel a-t-il un tutoriel pour se guider les premiers temps ?- Puis-je, si besoin, piloter ou avoir accès à ce logiciel à distance (smartphone, tablette, autre ordinateur) ?- Est-il à jour des nouveautés législatives ? Correspond-il à mon régime fiscal ?- Quelles sont les devises utilisées, CHF, euros ? Puis-je en changer ?- Quelles sont les options ou service inclus ? Assistance, initiation, mise à jour, etc.
Et surtout que ce soit un logiciel classique ou une solution en ligne, savoir toujours où sont vos données et comment elles sont sécurisées.

Gestion comptable dématérialisée

L’autre solution est donc de choisir un logiciel de gestion commerciale en ligne ou solution « cloud ». On s’approche finalement plus dans ce cas d’une location de logiciel : vous paierez un abonnement par mois ou par année pour l’utiliser. Et vous pourrez changer de formule ou même de logiciel quand vous voulez.Cependant l’avantage primordial de cette solution est sa simplicité de mise en œuvre.Vous n’aurez pas besoin d’installer un logiciel lourd, vérifier s’il est compatible avec votre système d’exploitation, votre ordinateur (Mac ou Windows), s’il y a des mises à jour à faire. Tout se fera via le web. Il faut donc avoir une ligne internet fiable et conséquente.S’il faut se poser sensiblement les mêmes questions que pour l’achat d’un logiciel, cet aspect dématérialisé est un atout indéniable : vous n’avez plus à vous pré-occuper de la sécurité de vos données. Elles seront stockées par l’entreprise et vous y aurez accès de n’importe quel objet connecté à internet : ordinateur du bureau, de la maison, du client, smartphone, tablette. Rien ne vous empêchera bien sûr de faire vos propres sauvegardes – il vaut mieux prévenir que guérir. Pour plus de tranquillité, demandez quand même, si ce n’est pas spécifié, dans quel pays sont sauvegardés vos données.Ces solutions logicielles en ligne incluent quasiment toutes, nomadisme oblige, la possibilité d’envoyer tous les documents par mail, que ce soit un devis à un client, des tableaux de bords à la banque ou un bilan comptable complet à une fiduciaire.D’ailleurs beaucoup de solutions en ligne permettent de personnaliser ces documents. C’est de votre entreprise qu’il s’agit, autant que ce soit visible.La prise en main de la plupart de ces logiciels en cloud est relativement aisée, même pour les personnes n’ayant vraiment pas de compétences en comptabilité. 

Simples et efficaces

Ces logiciels proposent des interfaces simples avec dans la grande majorité des cas des bulles d’aide pour aider la saisie de données. Les premiers pas sont accompagnés. Une assistance par mail ou chat est incluse la plupart du temps.On vous demande d’abord le nom et les coordonnées de l’entreprise, souvent son logo. Ensuite on peut intégrer ses bases de données de clientèle, de fournisseurs, ses produits et prestations bien sûr. Ça y est, vous avez déjà un inventaire et une idée du stock !Vous renseignez ensuite votre régime fiscal, votre statut juridique… Et c’est parti !Devis, factures, relances pourront par la suite être automatisées et numérotées automatiquement. Ainsi que l’ensemble des déclarations comptables, financières et fiscales.Les BVR (bulletins de versement) peuvent être intégrés en relation avec les comptes bancairesLes mentions obligatoires sont générées automatiquement pour les factures mais aussi tout autre document comptable (bulletin de paie, décomptes de la TVA s’il y a lieu, etc).Les relations avec les clients, les fournisseurs, les banques sont facilitées par les envois de documents par mails. Un publipostage par exemple s’effectue en quelques instants.Résultat, le temps gagné vous permet de vous pencher sur votre vrai métier et donc de maximiser votre chiffre d’affaires.

Un suivi facilité de la vie de l’entreprise

De plus, ces logiciels proposent souvent de suivre au plus près les évolutions de l’entreprise à l’aide de graphiques et autres données statistiques. Des données idéales pour vérifier si tout va bien, mais aussi pour piloter les changements, avoir une visibilité sur d’éventuels investissements.Souvent, pour attirer les clients, des démonstrations gratuites sont proposées, n’hésitez pas à faire des essais. Par contre, fuyez les logiciels gratuits. Vous le savez, le travail sérieux a un coût, si un logiciel de comptabilité est gratuit c’est qu’il y a anguille sous roche ou que son utilisation est limitée.Bref, cette solution de location d’un logiciel en « cloud » paraît une bonne solution, paramétrable à loisir. Sur le long terme, elle semble un peu plus chère mais permet de s’adapter à ses besoins nouveaux sans prise de tête. Et surtout n’oublions pas que sont inclus dans le tarif la sécurisation et le stockage de données ainsi que la maintenance de ce stockage, des charges que vous n’aurez plus.Enfin, avant de vous lancer, n’hésitez pas à demander autour de vous des retours d’expériences, certains forums spécialisés « nouveaux entrepreneurs » sont de qualité.

styvoo

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