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Logiciel de comptabilité : bien le choisir pour son entreprise

Il est loin le temps où faire la comptabilité de son entreprise était synonyme de longues heures passées à éplucher de gros livres comptables, un crayon et une gomme à la main. L’apparition du logiciel de comptabilité a grandement facilité le quotidien des entrepreneurs en leur permettant de gagner du temps, éviter les erreurs et être capable de produire en tout temps une analyse détaillée de leur situation financière. Autrefois cantonnés à une installation via CD-ROM et une utilisation bornée à un poste fixe, les logiciels comptables s’emparent désormais des serveurs et s’épanouissent dans le cloud. Opportunités pour les entreprises, inconvénients, principaux logiciels sur le marché, nous vous disons tout pour que vous puissiez choisir le bon logiciel comptable pour votre entreprise. 

Logiciel de comptabilité, le meilleur ami de l’entrepreneur

Qu’est-ce qu’un logiciel comptable ?Un logiciel comptable est avant tout une solution offerte aux entreprises pour la tenue de leur comptabilité. Au lieu de tout faire à la main (souvenez-vous du temps où les livres de compte se rédigeaient manuellement), ces programmes informatiques dédiés à la gestion des finances d’une entreprise permettent d’automatiser un grand nombre de tâches. Un logiciel comptable peut ainsi notamment servir à éditer des factures, produire des devis, faciliter la saisie des écritures, gérer sa trésorerie ou tout simplement compléter une déclaration fiscale. Que faut-il savoir avant de choisir son logiciel de comptabilité ?Comme pour tout choix relatif à son entreprise, il faut avant tout prendre en compte ses besoins. Quelle est la taille de l’entreprise ? Quel est son pays d’origine, et donc les normes comptables en vigueur ? Travaille-t-elle à l’international et est donc amenée à travailler en devises ? Certains collaborateurs doivent-ils pouvoir accéder aux informations et outils informatiques à distance ? Toutes ces questions permettent de cibler les fonctionnalités que doit proposer l’outil comptable qui sera choisi. Plus l’analyse de départ est précise, plus le temps économisé sera important et plus la solution sera pérenne. Le logiciel comptable ne doit donc pas être perçu comme une source de dépenses, mais au contraire sous l’angle du retour sur investissement qu’il peut engendrer. Une fois ce travail exploratoire terminé, et seulement à ce moment-là, il convient de se pencher sur le type de logiciel utile, et composer avec leurs avantages et inconvénients respectifs. En effet, il convient désormais de se poser la question du logiciel comptable « classique », c’est-à-dire installables physiquement sur les postes de travail de vos collaborateurs, soit en ligne. C’est ce que l’on appelle communément les logiciels dans le cloud, ou logiciels en tant que service (SaaS, pour software as a service). 

Avantages et inconvénients d’un logiciel comptable classique

Nous l’avons tout juste mentionné, par classique, il faut entendre bon vieux logiciel installé en local. S’il s’agit de la solution traditionnelle se voulant rassurante, il est cependant désormais possible d’en constater les limites. Pourtant, elle continue d’engranger des voix chaque année et a toujours ses défenseurs. Petit point sur la question. 

Avantages d’un logiciel de comptabilité installé

Pour le chef d’entreprise ou son expert-comptable, le logiciel classique fait partie de ces solutions rassurantes. Pourquoi en effet changer un outil qui fonctionne ? Il suffit en effet d’insérer un CD-ROM dans la tour de l’ordinateur (ou télécharger un fichier exécutable en ligne), puis installer son outil préféré. Le système est utilisable dans les locaux de l’entreprise, les données sont stockées en local, l’entreprise se repose ainsi sur un sentiment de contrôle de la situation. Pour les utilisateurs, il s’agit également d’une situation connue qui est tout sauf déroutante. Enfin, un outil installé en local a le mérite de pouvoir fonctionner sans connexion Internet. La situation est certes de plus en plus rare, pour ne pas dire impensable pour une société moderne. Pourtant, en cas de panne incontrôlée ou pour les entrepreneurs en déplacements réguliers et souhaitant travailler leur comptabilité dans l’avion, il s’agit là d’un avantage certain. 

Inconvénients

Au contraire, il est possible de regarder ces solutions classiques à travers le prisme de la modernité et regretter qu’elles se limitent à des postes de travail et des utilisateurs bien précis. Il suffit d’un ordinateur qui ne démarre plus pour handicaper momentanément, mais lourdement, un service comptable. De la même manière, les données étant stockées localement, elles ne sont à l’abri ni de la chute d’un disque dur, ni du feu, ni de potentielles inondations. Enfin, il convient de procéder à une installation complète du logiciel par utilisateur. Il en va bien sûr de même pour les mises-à-jour qui doivent être lancées sur chaque poste. Pour le responsable informatique, il s’agit d’un temps passé à une tâche non génératrice de valeur qui pourrait facilement être évitée. 

Et si on mettait sa comptabilité dans le cloud ?

Solution la plus en vogue du moment, elle effraie parfois les chefs d’entreprise qui y voient un risque de fuite de données. Il faut dire qu’avoir l’ensemble de ses données sur son disque dur personnel, à portée de main a quelque chose de rassurant. Pourtant, le risque est loin d’être moins présent, bien au contraire. Cette peur irrationnelle est pourtant bien humaine. Elle se manifeste un peu de la même façon que chez ceux qui ont peur de prendre l’avion mais conduisent chaque jour leur vélo en ville. La seconde option est bien plus dangereuse, pourtant l’impression d’avoir le contrôle sur la situation prend le dessus. Toutes comparaisons à d’autres domaines écartées, la comptabilité dans le cloud présente pourtant un certain nombre de spécificités qui devraient pousser tout entrepreneur responsable à sérieusement se pencher sur la question :

  • Mobilité : un logicielle comptable SaaS n’a besoin que d’une chose pour fonctionner : une connexion Internet. Grâce aux progrès techniques, cette dernière n’a même pas besoin d’être particulièrement rapide. Fini donc le logiciel inutilisable parce qu’un ordinateur refuse de démarrer ou que l’employé en charge est en déplacement. Avec une solution cloud il est possible de se connecter depuis n’importe quel poste de travail à travers le monde. C’est la première étape nécessaire pour une entreprise nécessitant des déplacements réguliers ou souhaitant encourager le télétravail.
  • Scalabilité : la plupart des offres cloud reposent sur des abonnements adaptés au nombre d’utilisateurs et/ ou à la taille de l’entreprise. En cas d’expansion, il suffit de passer à l’abonnement supérieur pour disposer d’autant de comptes que nécessaire, le tout sans perte de données, sans installation supplémentaire, et sans réadaptation à un logiciel différent.
  • Sécurité : les données cloud ont beau ne pas être stockées au sein de l’entreprise, elles ne sont pas forcément en de mauvaises mains. En effet, le succès d’un éditeur de logiciels tout entier repose sur sa capacité à garantir la sécurité des données de ses clients. Assurez-vous simplement de vérifier la réputation d’une entreprise avant de lui faire confiance. Des serveurs hébergés dans votre pays sont un gros plus.
  • Maintenabilité : avec un logiciel en SaaS, vous pouvez dire adieu à l’angoisse de la mise-à-jour. Vos outils sont accessibles en tout temps, toujours dans leur dernière version disponible.

5 logiciels de comptabilité à considérer selon votre type d’entreprise

Pistazzio, l’expert de la comptabilité suisseLorsqu’il s’agit de comptabilité, chaque pays a ses spécificités. La Suisse ne fait pas exception à la règle et les entreprises helvétiques doivent se conformer à certaines normes. Pistazzio a fait de ces particularités sa spécialité. En plus de miser sur la sécurité, un incontournable du logiciel comptable en général, et en particularité en SaaS (logiciel en tant que service), il se démarque par sa simplicité et son élégance. Il intègre directement les plans comptables standards, facilite la gestion de la TVA et permet de gérer sans prise de tête les bouclements et différents documents utiles (clôture, grand livre, pertes et profits, etc.). Pour répondre un peu plus encore aux besoins de son marché, Pistazzio est logiquement hébergé sur des serveurs suissesLogiciels Sage, votre comptabilité dans le cloudSage est l’un des leaders internationaux de l’édition de logiciels de gestion pour les entreprises. L’entreprise propose ainsi toute une suite de logiciels, adaptés à tous types d’entreprises à travers le monde. Sage 50cloud Ciel compta (autrefois Ciel compta, puis Ciel Compta Evolution) est notamment l’un de leurs logiciels de comptabilité en ligne. Populaire auprès des petites et moyennes entreprises, il séduit également les fervents utilisateurs de Microsoft puisqu’il propose de coupler la suite Office (version Business Premium) afin de profiter de fonctionnalités communes. Il ne s’agit par conséquent ni de l’option préférée des utilisateurs Mac (qui peuvent toutefois souhaiter créer une partition Windows sur leurs ordinateurs), ni celle des entreprises qui souhaitent épargner leur budget. Ciel présente cependant des avantages pour les entreprises pro-Windows qui peuvent se permettre de payer un peu plus pour intégrer leurs systèmes informatiques davantage entre eux. EBP compta, gestion, comptabilité et paie pour TPE et PMEEBP préfère au contraire se spécialiser et vise principalement les très petites, petites et moyennes entreprises. Sa particularité ? Il s’agit de logiciels français. EBP n’a pas seulement pour volonté d’être le spécialiste de la PME, mais également de proposer des logiciels adaptés aux différents secteurs d’activité de ses principaux clients. C’est donc l’occasion de tester un logiciel pensé pour le bâtiment, l’éducation ou le domaine associatif. Un plus pour les petits entrepreneurs qui souhaitent gérer leur comptabilité de manière simple, avec des outils adaptés à leurs besoins. C’est en tout cas le parti pris assumé par EPB depuis plusieurs années. Cegid : l’éditeur de logiciels comptables pour artisans et TPECegid est également une entreprise française, ayant opté pour le SaaS dès 2014. Avec une offre dédiée aux entreprises de moins de 50 employés, et une pour les structures plus importantes, Cegid s’attaque autant à la comptabilité et la finance que d’autres tâches étroitement liées chez les artisans. Selon l’option choisie, il est ainsi possible pour l’entreprise d’intégrer la gestion de sa production, des ventes, mais aussi de la paie et de l’ensemble des ressources humaines (RH).

styvoo

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