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Pourquoi le choix d’un logiciel de comptabilité est une étape cruciale dans la vie d’une entreprise ?

Le choix d’un logiciel comptable peut être un vrai casse-tête pour un chef d’entreprise. Et pourtant, tenir sa comptabilité se situe au centre de la gestion d’une société. À l’heure où les logiciels proposant la gestion comptable sont de plus en plus nombreux, il ne faut pas prendre ce choix à la légère.

Bien au contraire.

Voici un petit guide pour vous expliquer pourquoi le choix d’un logiciel de compta est primordial et vous aider dans votre recherche DU logiciel qu’il vous faut.

5 raisons de choisir un logiciel comptable

Votre entreprise est sur les starting-blocks, vous avez hâte de commencer votre nouvelle vie d’entrepreneur mais il vous reste à choisir un logiciel comptable… Mais pourquoi ne plus faire sa comptabilité « à l’ancienne » avec un superbe tableau Excel ou, soyons fous, par la tenue d’un grand livre de compte avec un stylo et une règle ?

Il y a cinq raisons pour affirmer qu’il est plus sage de s’orienter vers des solutions logicielles :

  • Les fonctionnalités de ce genre de logiciel sont nombreuses et vous permettent surtout de gagner du temps. Beaucoup de tâches peuvent être automatisées : devis, factures, gestion des feuilles de paie, etc. Si la solution logicielle pour gérer sa comptabilité semble automatique pour une grande entreprise, c’est aussi un outil précieux pour une petite société, TPE ou PME. Vous pouvez répondre en quelques clics à une demande de devis, sortir une facture à l’imprimante ou donner à votre comptable les informations qu’il souhaite. Le choix d’une solution « cloud » par exemple permet, où que vous soyez, de répondre à toutes les demandes. Le temps c’est de l’argent : vous pourrez ainsi alléger la gestion quotidienne de votre entreprise et vous concentrer sur votre activité.
  • Avoir une vision générale : la grande majorité de ces logiciels de comptabilité fournit des outils, des options, des fonctionnalités bien pratiques, comme une vue d’ensemble de la trésorerie, de vos facturations, de vos dettes, des dettes de vos clients, etc. En quelques clics, vous avez accès à vos données et vous savez où vous en êtes de votre activité. Beaucoup d’interfaces logicielles proposent aussi d’introduire des notes bien pratiques à vos données, pour un meilleur suivi des débiteurs par exemple. Vous aurez la possibilité de faire des bilans comptables ou autres documents donnant une vue économique générale de la santé de votre entreprise quand vous le voulez. C’est une façon optimale de répondre rapidement à une demande de votre fiduciaire ou d’un investisseur bancaire ou privé.
  • Éviter les erreurs : l’automatisation de la saisie des tenues de comptes implique moins d’erreurs. Une fois calibrées, une fois toutes vos données spécifiques intégrées, les fonctionnalités du logiciel ne changent pas, contrairement à des écritures comptables « à la main » qui peuvent entraîner oublis et erreurs. Souvent, les chefs d’entreprises de petites tailles, TPE mais aussi de certaines PME ou même les commerçants et artisans, font leur comptabilité en fin de journée. La fatigue aidant, les approximations naissent et peuvent entraîner des problèmes écrasants sur le plan législatif. La saisie des bulletins de paie devient aussi parfois un vrai casse-tête sans une solution logicielle pour automatiser tout cela. De plus, les logiciels de compta utilisent des mises à jour automatiques par rapport aux nouveautés législatives ; dès lors, nul besoin de tenir une veille sur les nouvelles conditions de gestion des entreprises.
  • S’adapter à vos besoins : ce n’est pas à votre entreprise de vous adapter au logiciel mais l’inverse. Aussi, un bon logiciel devra s’adapter à vos connaissances comptables, législatives et fiscales. Normalement, vous n’avez pas besoin d’être un expert pour les utiliser ou de suivre une formation… Autrement, autant ouvrir un cabinet de comptabilité… Autres avantages : vous devez penser à l’avenir de votre entreprise (marché à l’étranger, ouverture d’une succursale à l’autre bout du pays, nombre de collaborateurs qui augmente, évolution du système de facturation, etc). Une entreprise évolue, son logiciel de comptabilité et ses fonctionnalités doivent évoluer avec elle.  

  • Si vous pensez que votre PME va se transformer en multinationale, vous choisirez un logiciel pouvant soit s’intégrer soit qui propose déjà une solution ERP. L’ERP signifie Entreprise Ressource Planning, ou en français Progiciel de gestion intégré. Il gère un ensemble de secteurs de l’entreprise allant de la comptabilité à la logistique, au marketing et au contrôle de gestion.

  • Si votre TPE va sortir un grand nombre de nouveautés et nécessite des apports de fonds extérieurs, orientez-vous vers un logiciel compta avec un fort volet « gestion commerciale ». Il proposera les fameux tableaux de bord et les bilans de résultat dont raffolent les investisseurs et les pros du business.
  • Faciliter les échanges : cet outil affine la gestion des relations avec les intervenants extérieurs, et notamment votre expert comptable. En quelques clics, vous envoyez devis, tarifs, factures à des clients, générez un bilan des stocks ou un compte de gestion à votre banquier. Les relations avec votre expert comptable en sont grandement améliorées : vous pouvez lui envoyer vos informations facilement. Et même, si vous optez pour une solution en ligne, il pourra aller chercher les informations en toute autonomie.

Solutions en ligne ou logiciels « classiques » ?

À l’heure actuelle, si vous laissez tomber votre boulier, il vous reste deux possibilités : soit des logiciels dits « classiques » installables sur votre ordinateur à l’aide de DVD ou CD, soit une solution en ligne comme Pistazzio.

Les solutions en ligne grignotent, petit à petit, le marché des solutions classiques. En effet, même les grands groupes, pourtant friands de solutions « en dur » et paramétrables à souhait, se mettent au cloud et au Saas (Software as a Service). Et ce pour plusieurs raisons :

  • Une installation très facile : on l’a dit, le logiciel comptable de vos rêves ne doit pas vous prendre du temps mais vous en faire gagner. Imaginez si vous devez passer une journée ou deux à installer un logiciel sur DVD avec des plantages à répétition, des demandes incompréhensibles ou devoir gérer plusieurs installations sur plusieurs ordinateurs avec des versions de systèmes d’exploitation différentes… Voire acheter un nouvel ordi pour répondre à la demande de configuration d’un logiciel complet mais trop gourmand en ressources. Les SaaS sont des logiciels qui ne sont donc pas installés sur les terminaux, les ordinateurs mais sur des serveurs distants. C’est un avantage indéniable des logiciels « dématérialisés » : nul besoin d’être un expert en informatique. La plupart sont disponibles sur votre web navigateur préféré, donc n’ont aucun souci avec des systèmes d’exploitation différents. Souvent, l’installation proprement dite se fait en douceur. Quelques réponses à quelques questions basiques : nom et raison sociale de l’entreprise, activité, régime fiscal, numéro SIRET, etc. On peaufine avec le téléchargement de la base de la clientèle, celle des biens ou services, le logo et la liste des fournisseurs… Et c’est prêt ! Le logiciel Pistazzio, par exemple, a été élaboré par des ingénieurs en informatique, experts en leur domaine, mais en collaboration avec des entrepreneurs et les retours des utilisateurs. Le résultat final est une interface belle, claire et facile à prendre en main.
  • Un nomadisme très utile : ce genre de logiciels est consultable partout, du moment que son utilisateur a un accès à internet en filaire, en wi-fi ou grâce à la 4 G. Que ce soit au bureau sur votre dernier iMac à l’écran géant, sur votre tablette Samsung en plein chantier, de chez vous le soir sur votre smartphone, vous aurez accès à tout. Imaginez que vous êtes chez un client qui a besoin d’un nouveau devis : vous vous connectez sur son imprimante avec votre téléphone et voilà c’est fait… Il a son nouveau devis ! Qui peut faire mieux ?
  • À votre taille : souvent, ces logiciels de comptabilité en ligne proposent plusieurs abonnements suivant vos besoins, de la simple tenue d’un livre de caisse à la sortie de bilans comptables détaillés. Ils s’adaptent aux changements grâce à une réactivité étonnante. Bien sûr, avant de choisir, regardez bien les prix et tarifs, prenez des conseils auprès d’autres utilisateurs et anticipez pour ne pas avoir de mauvaises surprises au niveau du budget. On entend souvent que ces logiciels tout-en-un ne proposent pas du sur-mesure, c’est un argument obsolète tant l’offre est grande dorénavant.
  • Sécurité et confidentialité : on peut y voir le point faible des solutions en cloud… ou pas. En effet, vos données sont stockées non pas dans votre entreprise mais sur un serveur dédié. Ce qui est la base de l’intérêt de ce genre de produits représente pour certains un point noir. Or, vos données étant par principe précieuses, les éditeurs de logiciels de comptabilité en sont conscients. Vérifiez si la société éditrice communique sur ses serveurs ou met en avant des certifications, notamment européennes.
  • Cependant, l’aspect « cloud » met l’ensemble de vos données à l’abri en cas de sinistres (incendie, inondations), de cambriolage, de panne d’électricité, de virus ou autre plantage informatique.

Le logiciel comptable dématérialisé n’est plus un passage obligé contraignant, mais devient un outil optimisé, un collaborateur actif faisant avancer votre société dans le bon sens.

Les critères pour ne pas se tromper

Pour conclure, voyons comment vous aider à finaliser votre choix. Un logiciel de comptabilité doit être choisi, on l’a vu, comme un nouvel outil de production.

Il faut donc bien analyser vos besoins en amont et les perspectives qui s’offrent à vous. Ne voyez pas trop grand. Il est sage de s’en tenir à vos besoins actuels, mais cela ne vous empêche pas de regarder ce que l’éditeur propose comme évolution et d’analyser les autres abonnements : leur prix, les options, etc. N’hésitez pas à comparer le temps gagné et le prix du logiciel ou de l’abonnement.

On peut aussi trouver sur le web des solutions gratuites,voire open source. Elles peuvent être idéales pour une petite structure, mais ne vous attendez pas à des performances et une aide époustouflantes. Avant de vous lancer, vérifiez que le logiciel de compta dispose d’une communauté qui non seulement pourra vous aider en cas de difficultés, mais permet de vérifier que le logiciel n’est pas une arnaque.

Vous devez aussi faire le point sur vos connaissances législatives, comptables et informatiques, vos besoins (multiposte, nomade, langues, législations financières et juridiques différentes, etc) et surtout le support. Certaines solutions logicielles proposent un support 24/24h, 7/7j, c’est assez tentant, mais cela représente un budget, en avez-vous réellement besoin ?

Enfin, un dernier conseil primordial : demandez conseil après des collègues, des autres entrepreneurs, des Chambres de commerce et de l’industrie, des organismes d’accompagnements et au final de votre expert-comptable.

styvoo

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